Accessコラム
Access（アクセス）とは？特徴・使い方・Excelとの違いをわかりやすく解説
Access（アクセス）とは？特徴・使い方・Excelとの違いをわかりやすく解説

Microsoft Office製品のひとつ「Access（アクセス）」。
名前は聞いたことがあっても、「Excelとどう違うの？」「どんなときに使うの？」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Accessの特徴や使い方、Excelとの違い、活用できる業務例まで、初めての方にもわかりやすく解説します。

1. Accessとは？簡単にいうと

Accessは、Microsoftが提供するデータベース管理ソフトです。
顧客情報や売上履歴など、複雑かつ大量のデータを整理・管理するのに適しており、特に中小企業や部門単位の業務システムとして広く使われています。

データを登録・検索・集計・出力する機能が充実しており、「Excelでは扱いきれないデータ量や処理」に対応できます。

2. Accessの特徴

  • リレーショナルデータベース形式：複数のデータ（例：顧客・売上・商品情報など）を“関連付けて”扱える
  • データの入力画面（フォーム）や帳票出力（レポート）も簡単に作成可能
  • クエリ機能による柔軟な検索・分析処理ができる
  • 入力制御やエラーチェックも可能で、データの正確性を保ちやすい

Accessでは、「テーブル」「クエリ」「フォーム」「レポート」という4つの要素を使って、業務に合ったシステムを構築していきます。

3. Excelとの違い

項目ExcelAccess
主な用途表計算、簡易なデータ管理本格的なデータベース管理
データの構造単一表中心（セル構造）複数テーブルを関連付け可能
操作性すぐ使えるが壊れやすい設計が必要だが安定
入力・編集方法データを直接編集フォームから入力・更新
管理可能なデータ量数万件程度が限界数十万件でも安定動作可

Accessは「データを正確に、効率よく管理・活用する」ために設計されたツールです。

4. Accessの活用例

Accessは、以下のような業務に最適です。

  • 顧客管理システム
  • 売上台帳・請求書の作成
  • 見積・納品・請求書の一括管理
  • 在庫・発注管理
  • 社内の申請・承認フローのデータ化

帳票作成機能も充実しており、納品書・請求書・作業報告書などの定型書類の出力も簡単にできます。

5. Accessはこんな方におすすめ

  • Excelでは限界を感じている
  • 自社に合った業務システムを低コストで作りたい
  • 情報を部門間で共有し、ミスなく運用したい

Accessは、設計次第で長く安定して使える業務システムになります。外注や内製問わず、最初の構築がとても重要です。

6. Accessの開発はプロに相談するのも一手

Accessは多機能な分、構築や設計には専門的な知識が必要な場面もあります。
「やりたいことはあるけれど、どう設計すればいいかわからない」という場合は、Accessに精通した専門業者への相談がおすすめです。

  • 複雑な帳票やレポートの出力
  • 自動集計や検索機能
  • クラウド化や他システム連携　など

Accessでの開発・改修をご検討の際は、まずはお気軽にお問い合わせください。
業務内容に合わせて最適なご提案をいたします。

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Accessはもう使わないほうがいいですか？

必ずしもそうとは限りません。
Accessは現在もMicrosoftが提供している現行製品であり、小規模〜中規模の業務システムとしてはコストパフォーマンスに優れた有効な選択肢です。
特に以下のようなケースでは、Accessの継続利用が適しています：
・Excelでの運用が限界になってきた
・専用システムを導入するほどの予算がない
・社内にOfficeが導入済みでAccessがすぐ使える
・現在のAccessシステムを活かして改修・強化したい
もちろん、大規模なデータ処理や社外との連携が多い場合には他の選択肢もあります。
お客様の業務規模やご要望に合わせて、Accessの継続利用／他のシステムへの移行も含めたご提案が可能です。

画面のボタンの位置を変えたり、フォントサイズを大きくすることはできますか？

はい、できます。ボタンの位置を変更することやフォントサイズを変更することで、見やすくなり、より使い易くすることが可能です。

現在mdb形式のAccessを使用していますが、バージョンアップする必要はありますか？

mdb形式のままでも動作させることは可能ですが、マイクロソフトとしてはすでに、2003以前のAccessはサポート対象外としています。
accdb形式では新しい機能が追加されておりますので、機能強化等を行う際に、開発がしやすいといった利点があります。
今後もAccessを使い続けていくのであればaccdb形式にバージョンアップしたうえで、機能追加などの修正を行ったほうが、より長い期間使い続けていけるかと思います。

Accessで作るシステムはどのくらいの規模・人数まで使えますか？

Accessは基本的に小規模システム向きです。
規模の制限はありませんが、ファイルサイズ（画面、データベース、帳票を含め）が最大で２GBまでしか作れません。
人数の制限もありませんが、弊社では10人以下での使用をおススメしております。
※同時使用でファイル破損のリスクがあるからです。

納品後の保守契約は可能ですか？

はい、可能です。
お客様とご相談し保守の「内容」「期間」「金額」を決めさせていただきます。

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