Accessを全部Web化する必要はない？Accessを残す部分・Web化する部分の考え方

「Accessで作った業務システムをWeb化した方がよいでしょうか」

このようなご相談をいただくことがあります。

確かに、近年はブラウザから利用できるWebシステムが増えており、スマートフォンやタブレットから業務システムを利用したいというニーズも増えています。

一方で、現在Accessで問題なく動いている業務まで、すべてWebシステムへ作り直す必要があるとは限りません。

Accessには、

• 入力画面を素早く作れる
• Excelとの連携がしやすい
• 帳票を作りやすい
• 社内業務に合わせた細かな改修がしやすい

といったメリットがあります。

そのため、Accessをすべて廃止するのではなく、

Accessを残す部分とWeb化する部分を分ける

という考え方も有効です。

今回は、既存のAccessシステムを活かしながら、必要な部分だけWeb化する方法について解説します。

AccessをWeb化したい理由は何か

まず重要なのは、

「なぜWeb化したいのか」

を整理することです。

例えば、

• 外出先からデータを確認したい
• 営業所から利用したい
• スマートフォンやタブレットから使いたい
• 複数拠点で同じデータを利用したい
• 取引先から入力してもらいたい
• AccessをインストールしていないPCから利用したい

といった理由があります。

これらは確かにWebシステムが得意な領域です。

しかし、

「Web化したい機能」

がシステム全体の一部だけであれば、そのためにAccessシステムをすべて作り直す必要はありません。

Accessが向いている業務もある

Accessは古いというイメージを持たれることがありますが、社内業務では現在でも使いやすい場面があります。

例えば、

• 大量のデータ入力
• 複雑な検索
• Excelへの出力
• CSVの取込・出力
• 帳票作成
• ラベル印刷
• 社内LAN内での利用

などです。

特に、長年使用しているAccessシステムでは、

• 独自の入力チェック
• 業務特有の計算処理
• 複雑な帳票
• VBAによる自動処理

などが作り込まれていることがあります。

これらをすべてWebシステムへ作り直すとなると、開発期間も費用も大きくなる可能性があります。

そのため、

現在Accessで問題なく動いている部分はそのまま利用する

という選択肢もあります。

Webシステムが向いている業務

一方で、WebシステムにはAccessにはないメリットがあります。

例えば、

• ブラウザだけで利用できる
• PCへのAccessインストールが不要
• 社外から利用しやすい
• スマートフォン・タブレットに対応しやすい
• 複数拠点で利用しやすい
• システム更新をサーバー側でまとめて行える

といった点です。

特に、

「外から見る」

「複数拠点で使う」

「多くの人が利用する」

という用途ではWebシステムが適しています。

AccessとWebを使い分ける

例えば、現在本社でAccessを使って受注管理をしているとします。

本社担当者は、

• 受注入力
• 売上入力
• 帳票作成
• 請求書発行
• データ集計

などをAccessで行っています。

一方、営業担当者から、

「外出先から受注状況を確認したい」

という要望が出たとします。

この場合、本社のAccessシステムをすべてWeb化する必要はありません。

例えば、

本社

Access
→ 受注入力
→ 売上管理
→ 帳票出力

営業担当者

Webシステム
→ 受注状況確認
→ 在庫確認
→ 顧客情報確認

というように分けることができます。

AccessとWebで同じデータを利用する方法

AccessとWebシステムを組み合わせる場合、データをどのように共有するかが重要になります。

代表的な方法として、

• 共通データベースを利用する
• APIで連携する
• CSVなどのファイルで連携する

といった方法があります。

方法1．共通データベースを利用する

例えば、データ部分をSQL Serverなどのデータベースに移行し、

Access
↓
SQL Server
↑
Webシステム

という構成にします。

AccessからもWebシステムからも、同じデータベースを利用します。

この構成であれば、

本社担当者がAccessで入力
↓
営業担当者がWebですぐ確認

といったことが可能になります。

逆に、

営業担当者がWebで入力
↓
本社担当者がAccessで確認

という使い方もできます。

Accessの画面や帳票はそのまま残せる

共通データベースを利用する場合でも、Accessの画面や帳票をすべて作り直す必要はありません。

例えば、

Access
→ 画面
→ 帳票
→ VBA

はそのまま残し、

Access内のテーブルだけをSQL Serverへ移行することも可能です。

AccessからはSQL Serverのテーブルをリンクして利用します。

この方法であれば、これまで作り込んできたAccessの画面や帳票を活かしながら、Webシステムを追加できます。

方法2．APIでAccessとWebを連携する

システム構成によっては、AccessからWebシステムのAPIを呼び出して連携する方法もあります。

例えば、

Access
↓
API
↓
Webシステム

という構成です。

APIを利用すると、

• AccessからWebシステムへデータ登録
• WebシステムからAccess側へデータ取得
• 他システムとの連携

などが行えます。

AccessとWebシステムを直接同じデータベースへ接続させたくない場合にも利用できます。

方法3．CSVで連携する

比較的簡単な方法として、CSVファイルを利用する方法もあります。

例えば、

AccessでCSV出力
↓
Webシステムへ取込

または、

WebシステムからCSV出力
↓
Accessへ取込

という方法です。

リアルタイム性はありませんが、

• 1日1回連携すればよい
• 毎朝データを取り込めればよい
• システム間を直接接続したくない

といった場合には有効です。

すべてのシステムでリアルタイム連携が必要とは限らないため、業務内容に応じて方法を選択します。

全面Web化にはメリットだけでなくコストもある

AccessをWeb化する場合、Webシステムには多くのメリットがあります。

しかし、AccessシステムをすべてWeb化する場合には、

• 画面の作り直し
• 帳票の作り直し
• VBA処理の作り直し
• データ移行
• テスト
• 操作教育

などが必要になります。

特に長年使用しているAccessほど、業務に合わせた細かな処理が多く組み込まれています。

そのため、

「Accessが古いから」

という理由だけで全面Web化すると、想定以上に開発規模が大きくなることがあります。

必要な部分だけWeb化するメリット

部分的にWeb化する方法には、

• 既存Accessを活かせる
• 開発範囲を小さくできる
• 導入コストを抑えやすい
• 段階的にシステムを改善できる
• 利用者の操作変更を少なくできる

といったメリットがあります。

例えば、最初は、

「営業担当者が外出先から在庫を見る機能」

だけをWeb化します。

その後、

「営業担当者が受注を登録する」

機能を追加します。

さらに必要であれば、

「顧客情報管理」

までWeb化します。

このように段階的に進めることもできます。

「AccessかWebか」ではなく適材適所で考える

システムを検討するとき、

「Accessを使い続けるか」

「Webシステムへ移行するか」

という二択で考える必要はありません。

Accessが得意な部分はAccessを利用し、

Webが得意な部分はWebシステムを利用する、

という組み合わせも可能です。

例えば、

Accessを残す

• 社内での大量入力
• 複雑な帳票
• Excel連携
• CSV処理
• 管理者向け機能

Web化する

• 外出先からの参照
• 営業所からの入力
• スマートフォン利用
• 取引先向け画面
• 簡単な状況確認

という分け方です。

AccessをWeb化する前に確認したいこと

AccessシステムのWeb化を検討するときは、まず次の点を整理するとよいでしょう。

• 現在どの業務をAccessで行っているか
• 誰がAccessを利用しているか
• 社外から利用したい機能は何か
• スマートフォンで利用したい機能は何か
• 現在の帳票を残す必要があるか
• Excelとの連携を残す必要があるか
• データベースは何を利用しているか
• Web化したい機能はシステム全体の何割程度か

この内容を整理すると、

全面Web化した方がよいのか、

一部だけWeb化すればよいのか、

判断しやすくなります。

AccessとPHPを組み合わせることも可能

Webシステム部分はPHPなどを利用して構築することができます。

例えば、

社内

Access
↓
SQL Server

社外

PHP Webシステム
↓
SQL Server

という構成です。

Web側はブラウザから利用できるため、PCだけでなくタブレットなどから利用することも可能です。

現在使用しているAccessを残しながら、必要な機能だけPHPでWeb化することができます。

WordPressとは別に業務Webシステムを構築することもできる

企業サイトがWordPressで作られている場合でも、業務システム部分までWordPressで作る必要はありません。

例えば、

会社ホームページ
→ WordPress

業務システム
→ PHP Webアプリケーション

社内管理
→ Access

と分けることもできます。

用途に合わせてシステムを分けることで、保守しやすい構成にできる場合があります。

段階的なWeb化という選択肢

長年使用しているAccessシステムを一度にすべてWeb化すると、開発規模が大きくなります。

そこで、

第1段階
→ データベースをSQL Server化

第2段階
→ 社外から参照する機能をWeb化

第3段階
→ 一部の入力機能をWeb化

第4段階
→ 必要に応じてWeb機能を拡張

といった段階的な移行方法もあります。

この方法であれば、現在の業務を止めずにシステムを改善しやすくなります。

まとめ｜Accessを全部Web化する必要はない

Accessを長年使用していると、

「そろそろ全部Webシステムにした方がよいのでは」

と考えることがあります。

しかし、AccessにはAccessの得意な業務があり、WebシステムにはWebシステムの得意な業務があります。

そのため、

Accessをすべて廃止するのではなく、必要な部分だけWeb化する

という方法も有効です。

例えば、

• 社内の入力・帳票はAccess
• 社外からの参照・入力はWeb
• データはSQL Serverで共有

という構成にすることで、既存Accessを活かしながら利便性を高めることができます。

重要なのは、

「AccessかWebか」ではなく、「どの業務にどの仕組みが適しているか」

という視点で考えることです。

AccessとWebシステムの連携・部分Web化をご相談ください

システムハウスグローバルでは、Microsoft Accessの改修・保守だけでなく、PHPを利用したWebシステムの開発にも対応しています。

「現在のAccessを残しながら外出先から利用したい」
「営業所からブラウザでデータを確認したい」
「Accessの一部機能だけWeb化したい」
「AccessとWebシステムでデータを共有したい」
「全面Web化すべきか部分Web化すべきか判断できない」

といった場合でも、現在のAccessシステムや業務内容を確認し、適した構成をご提案することが可能です。

Accessをすべて作り直すことを前提にするのではなく、既存システムを活かしながら、SQL Server化、API連携、PHPによるWebシステム開発などを組み合わせた段階的な改修にも対応しています。

AccessとWebシステムの連携や部分的なWeb化をご検討の場合は、お気軽にご相談ください。